Auditoria Operacional: Resumo de procedimentos
- djalmajoaopimentel
- 22 de jun. de 2023
- 18 min de leitura
Atualizado: 18 de ago. de 2023
A auditoria operacional compreende um tipo de auditoria mais aprofundada, em que é feita uma revisão sistemática da eficácia, eficiência e economia da operação. A auditoria operacional é uma avaliação orientada para o futuro, sistemática e independente das atividades organizacionais.
1 INTRODUÇÃO
Segundo o Tribunal de Contas da União (TCU), em seu Manual de Auditoria Operacional (MAO) (BTCU especial no 36, de 03/12/2020), a Auditoria Operacional assim pode ser definida:
"A auditoria operacional é o exame independente, objetivo e confiável que analisa se empreendimentos, sistemas, operações, programas, atividades ou organizações do governo estão funcionando de acordo com os princípios de economicidade, eficiência, eficácia e efetividade3 e se há espaço para aperfeiçoamento (ISSAI 3000/17).".
O Conselho Nacional de Justiça define a Auditoria Operacional, conforme consta na Resolução CNJ nº 309, de 11 de março de 2020:
"Art. 25. As Auditorias classificam-se em:
[...]
II – Auditoria Operacional ou de Desempenho – com o objetivo de avaliar a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade de organizações, programas, planos estratégicos e atividades governamentais, com a finalidade de promover o aperfeiçoamento da gestão pública, avaliar os resultados organizacionais e certificar o funcionamento dos controles internos, baseando-se em análises de risco;"
Portanto, a Auditoria Operacional ou de Desempenho tem como principais pressupostos o trabalho de levantamento de dados de um determinado setor da instituição com o objetivo de verificar se os seus procedimentos estão sendo executados de acordo com os princípios da economicidade, eficiência, eficácia e efetividade.
Além do disso, a Auditoria Operacional se constitui em oportunidade para que o gestor, em parceria com o órgão de auditoria da instituição, reveja os seus procedimentos e adotando a metodologia de gerenciamento de riscos, consiga identificar procedimentos ultrapassados ou que os riscos à sua execução necessitam de monitoramento.
1.2 Dos princípios que justificam a Auditoria Operacional
A economicidade é a minimização dos custos dos recursos utilizados na consecução de uma atividade, sem comprometimento dos padrões de qualidade (ISSAI 3000/1.5, 2004). Refere-se à capacidade de uma instituição gerir adequadamente os recursos financeiros colocados à sua disposição.
A eficiência é definida como a relação entre os produtos (bens e serviços) gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados para produzi-los, em um determinado período de tempo, mantidos os padrões de qualidade.
A eficácia é definida como o grau de alcance das metas programadas (bens e serviços) em um determinado período de tempo, independentemente dos custos implicados (COHEN; FRANCO, 1993).
A efetividade diz respeito ao alcance dos resultados pretendidos, a médio e longo prazo.
1.3 Das características da Auditoria Operacional
Ao contrário das auditorias de regularidade, que adotam padrões relativamente fixos, as auditorias operacionais, devido à variedade e complexidade das questões tratadas, possuem maior flexibilidade na escolha de temas, objetos de auditoria, métodos de trabalho e forma de comunicar as conclusões de auditoria. Empregam ampla seleção de métodos de avaliação e investigação de diferentes áreas do conhecimento, em especial das ciências sociais ( ISSAI 3000/1.2, 2.2, 2004; ISSAI 400/4,21, 2001).
Além disso, essa modalidade de auditoria requer do auditor flexibilidade, imaginação e capacidade analítica (ISSAI 3000/1.8, 2004).
1.4 Integração da Auditoria Operacional com o planejamento estratégico
O processo de seleção deve estar integrado simultaneamente ao planejamento estratégico e ao sistema de planejamento anual (ISSAI 3000/3.2,2004; BRASIL, 2005, art. 2°).
As escolhas estratégicas do órgão controlador abrangem diferentes perspectivas, desde decisões sobre a alocação de recursos para cumprir suas obrigações legais até decisões sobre áreas de governo que devem ser examinadas prioritariamente.
Assim, as escolhas estratégicas afetam a alocação de recursos em geral, tais como a natureza do investimento em capacitação, os tipos de ferramentas de trabalho que devem ser desenvolvidas, o quantitativo de pessoal alocado por linha de atuação.
Além disso, a seleção de objetos específicos deve partir de perspectiva geral do órgão de controle sobre temas prioritários de auditoria (ISSAI 300/3.2, 2001).
Uma vez definidas as grandes áreas de atuação, levando em consideração os objetivos do órgão de controle, o processo de seleção de objetos de auditoria pode ser mais bem focado, passando-se ao exame das informações setoriais das ações de governo em confronto com critérios de seleção. Essa segunda etapa permitirá passar do planejamento estratégico para a formulação de plano operacional.
1.5 Ciclos da Auditorial Operacional
Sinteticamente, o ciclo de auditoria operacional apresenta as seguintes etapas:
a) Processo de Seleção do Tema: o processo de seleção dos temas.
b) Planejamento: com vistas à elaboração do projeto de auditoria, que tem por finalidade detalhar os objetivos do trabalho, as questões a serem investigadas, os procedimentos a serem desenvolvidos e os resultados esperados com a realização da auditoria.
c) Execução: nessa fase realiza-se a coleta e análise das informações que subsidiarão o relatório destinado a comunicar os achados e as conclusões da auditoria.
d) Monitoramento: destina-se a acompanhar as providências adotadas pelo auditado em resposta às recomendações e determinações exaradas pelo TCU, assim como aferir o benefício decorrente de sua implementação (ISSAI 3000/3.1, 2004; TCU, 2005).
2 PROCESSO DE SELEÇÃO DO TEMA
O processo de seleção do objeto de auditoria é o primeiro estágio do ciclo de auditoria. Sua importância reside na definição de um objeto que ofereça oportunidade para a realização de auditoria que contribua para o aperfeiçoamento da administração pública e forneça à sociedade opinião independente sobre o desempenho da atividade pública.
O principal critério de seleção é a capacidade de a auditoria agregar valor, por meio de sua contribuiçãopara a avaliação e a melhoria da gestão pública (ISSAI3000/3.2, 2004). Outros critérios podem ser usados,entre os quais se destacam os citados nos normativos da Intosai e do TCU: materialidade, relevância evulnerabilidade (ISSAI 3000/3.2, 2004; BRASIL,2005). Esses critérios estão fortemente relacionados, mas são apresentados separadamente de forma a facilitar a compreensão de como operacionalizar o processo de seleção.
A materialidade indica que o processo de seleção deve levar em consideração os valores envolvidos no objeto de auditoria, pois a auditoria deve produzir benefícios significativos. Nem sempre benefícios das auditorias operacionais são financeiros,mas o aperfeiçoamento de processos em objetos deauditoria com alta materialidade tem grande possibilidadede gerar economia ou eliminar desperdícios.
A relevância indica que as auditorias selecionadas devem procurar responder questões de interesse da sociedade, que estão em debate público e são valorizadas.
As vulnerabilidade, no contexto do processo de seleção, são situações ou propriedades intrínsecas do objeto de auditoria que podem estar associadas à ocorrência de eventos adversos (ABNT, 2009).
Sobre levantamento de dados, para passar do planejamento estratégico para o plano operacional, são necessárias informações atualizadas sobre estrutura, funções e operações dos possíveis objetos de auditoria, que permitam a identificação de áreas com alta materialidade, que apresentem vulnerabilidades e que tenham potencial para que a auditoria contribua para gerar melhorias na administração (ISSAI 200/1.23,2001). A coleta dessas informações pode ser realizada por meio de levantamento, que é um tipo de instrumento de fiscalização (BRASIL, 2002a, art. 238).
3 PLANEJAMENTO DA AUDITORIA OPERACIONAL
3.1 Objetivo do planejamento da auditoria
O planejamento de auditoria visa delimitar o objetivo e o escopo da auditoria, definir a estratégia metodológica a ser adotada e estimar os recursos, os custos e o prazo necessários a sua realização.
O planejamento da Auditoria Operacional consiste das seguintes atividades:
a) análise preliminar do objeto de auditoria;
b) definição do objetivo e escopo da auditoria;
c) especificação dos critérios de auditoria;
d) elaboração da matriz de planejamento;
e) validação da matriz de planejamento;
f) elaboração de instrumentos de coleta de dados;
g) teste-piloto;
h) elaboração do projeto de auditoria.
3.2 Análise preliminar o objeto auditado
A análise preliminar consiste no levantamento de informações relevantes sobre o objeto auditado para adquirir-se o conhecimento necessário à formulação das questões que serão examinadas pela auditoria.
A equipe deve realizar investigação preliminar dos controles internos e dos sistemas de informação, assim como dos aspectos legais considerados significativos no contexto da auditoria. Nas auditorias operacionais, o exame da confiabilidade da base informativa e dos controles internos deve enfatizar os aspectos que possam comprometer a efetividade e/ou a eficiência das operações.
A análise preliminar deverá identificar o funcionamento do objeto auditado:
a) os processos gerenciais;
b) as bases de dados existentes;
c) o ambiente de controle;
d) as restrições enfrentadas (imposições legais e limitações impostas pela concorrência, pela tecnologia, pela escassez de recursos ou pela necessidade de cooperar com outras entidades).
Ainda na fase de análise preliminar, podem ser utilizadas técnicas com a finalidade de traçar diagnóstico a partir da interpretação sistemática das informações coletadas e da identificação dos principais problemas relativos ao desempenho do objeto selecionado.
a) objetivos (gerais ou parciais, dependendo da extensão do trabalho);
b) estratégia de atuação (ações desenvolvidas, metas fixadas, clientes atendidos, procedimentos e recursos empregados, bens e serviços ofertados e benefícios proporcionados);
c) estrutura organizacional (linhas de subordinação e de assessoramento e relação com as atividades desenvolvidas);
d) fontes de financiamento e principais itens de custo e despesa (histórico da execução orçamentária);
e) situação no contexto das prioridades governamentais;
f) histórico (a partir da data de criação, as denominações anteriores e mudanças na sua concepção lógica em relação a objetivos, público-alvo e formas de implementação);
g) grupos de interesse e características do ambiente externo e interno;
h) natureza da atuação de outros órgãos ou programas governamentais que atuam na mesma área (linhas de coordenação).
Ainda na fase de análise preliminar, podem ser utilizadas técnicas com a finalidadede traçar diagnóstico a partir da interpretação sistemática das informaçõescoletadas e da identificação dos principais problemas relativos ao desempenhodo objeto selecionado. O Quadro 1 resume as técnicas mais empregadas e osobjetivos a que se propõem.
As técnicas mais empregadas e os objetivos a que se propõem, assim se resumem:
TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO | OBJETIVO |
SWOT e Diagrama de Verificação de Risco |
|
Análise Stakeholder |
|
Map de produtos e Indicadores de desempenho |
|
Mapa de processos |
|
3.3 Definição do objetivo e escopo da auditoria
A partir do conhecimento construído durante a análise preliminar do objeto de auditoria, a equipe deverá definir o objetivo da auditoria por meio da especificação do problema e das questões de auditoria que serão investigadas.
O objetivo deve esclarecer também as razões que levaram a equipe a sugerir um determinado tema e enfoque, caso estes não tenham sido previamente definidos na deliberação que determinou a realização da auditoria.
Contudo, não há regras rígidas sobre quando formular subquestões de auditoria.
Contudo, as questões devem ser focadas, específicas e tratar de apenas um tema.
Se for necessário, subquestões devem ser formuladas para que cada uma delas seja o mais simples possível e, no conjunto, abranjam o que se deseja investigar por meio da questão de auditoria. As subquestões facilitam a organização das informações do projeto de auditoria por linha da matriz de planejamento, permitindo ao leitor acompanhar a lógica do desenho da auditoria. Excesso de subquestões pode tornar a matriz extensa, repetitiva e cansativa. Sendo assim, deve ser adotada a solução mais adequada a cada trabalho.
3.4 Elaboração da Matriz de Planejamento
Uma vez definidos o problema e as questões de auditoria, a equipe deverá elaborar a Matriz de Planejamento, geralmente elaborada no formato de quadro um resumo das informações relevantes do planejamento de uma auditoria operacional, o qual deve conter no mínimo as informações abaixo descritas:
a) Questão / Subquestão de auditoria:
Especificar os termos-chave e o escopo da questão:
- Critério;
- Período de abrangênca;
- Atores envolvidos;
- Abrangênca geográfica
b) Critérios:
Padrão usado para determinar se o objeto auditado atinge, excede ou está aquém do desempenho esperado. Incluir as fontes dos critérios.
c) Informações requeridas:
Informações necessárias para responder à questão de auditoria.
d) Fontes de informação:
Identificar a fonte de cada item de informação.
e) Procedimentos de coleta de dados:
Técnicas de coleta de dados que serão usadas e descrição dos respectivos procedimentos.
f) Procedimentos de análise de dados:
Identificar as técnicas a serem empregadas na anáise de dados e descrever os respectivos procedimentos.
f) Limitações:
Especificar as limitações quanto:
- a estratégia metodológica adotada;
- ao acesso à pessoas e informações;
- à qualidade das informações;
- às condições operacionais de realização do trabalho.
g) O que a análise vai permitir dizer:
Conclusões, novas informações ou achados que podem ser obtidos a partir da análise das informações coletadas para responder a questão.
Não há regras rígidas sobre quando formular subquestões de auditoria.
Contudo, as questões devem ser focadas, específicas e tratar de apenas um tema.
Se for necessário, subquestões devem ser formuladas para que cada uma delas seja o mais simples possível e, no conjunto, abranjam o que se deseja investigar por meio da questão de auditoria. As subquestões facilitam a organização das informações do projeto de auditoria por linha da matriz de planejamento, permitindo ao leitor acompanhar a lógica do desenho da auditoria. Excesso de subquestões pode tornar a matriz extensa, repetitiva e cansativa. Sendo assim, deve ser adotada a solução mais adequada a cada trabalho.
Exemplo de formulação de questões e subquestões de auditoria:
Questão 1: Os controles internos sobre o auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança, o pagamento desses benefícios?
Subquestão 1.1: Os controles internos sobre as atividades de concessão dos benefícios de auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança, o pagamento desses benefícios?
Subquestão 1.2: Os controles internos sobre as atividades de manutenção dos benefícios de auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança, o pagamento desses benefícios?
Questão 2: Qual a cobertura de atendimento do serviço de reabilitação profissional e qual o seu impacto econômico nos gastos com o benefício?
Subquestão 2.1: A estrutura física do serviço e o número de servidores alocados são suficientes para o atendimento da demanda por reabilitação profissional?
Subquestão 2.2: Qual a economia que o serviço de reabilitação possibilita e qual o seu potencial de crescimento?
3.5 Especificação dos critérios de auditoria
Ainda na fase de planejamento, a equipe deve definir os critérios de auditoria, que são padrões de desempenho utilizados para medir a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade do objeto de auditoria. Representam o estado ideal ou desejável daquilo que se examina e oferecem o contexto para se avaliar as evidências e compreender os achados, conclusões e recomendações da auditoria.
Da comparação entre o critério e a situação existente (condição) são gerados os achados de auditoria.
Portanto, critério representa a expectativa razoável e fundamentada do que “deveria ser”, as melhores práticas e benchmarks contra os quais o desempenho é comparado ou avaliado10 (ISSAI 3000/Apêndice 2, 2004; GAO, 2007).
Critérios de auditoria desempenham papel fundamental no desenvolvimento de diversos aspectos do trabalho, servindo de base para (ISSAI 3000/Apêndice 2, 2004):
a) definição de arcabouço conceitual básico que facilite a comunicação entre os integrantes da equipe de auditoria, as autoridades do TCU e os gestores;
b) delimitação do escopo da auditoria, tornando explícitos os seus objetivos;
c) orientação da coleta de dados, indicando como obter evidências significativas;
d) fixação de parâmetros balizadores das conclusões e recomendações da auditoria.
Nas auditorias operacionais, a escolha do critério de auditoria é mais flexível e frequentemente contém elementos de discricionariedade e de julgamento profissional. Dependendo do caso examinado, a fonte mais adequada para o critério de auditoria será ou a norma oficial, expressa em leis e regulamentos, ou a fundamentação científica, tendo como referência literatura especializada, normas profissionais e boas práticas. Entre as fontes que podem ser empregadas para a definição de critérios de auditoria, estão (ISSAI 3000/3.3, 2004; GAO, 2007):
leis e regulamentos que regem o funcionamento da entidade auditada;
decisões tomadas pelo Poder Legislativo ou Executivo;
referências a comparações históricas e comparações com a melhor prática;
normas e valores profissionais;
indicadores-chave de desempenho estabelecidos pela entidade auditada ou pela Administração;
É importante observar que desempenho satisfatório não significa desempenho perfeito e que qualquer julgamento deve levar em conta as circunstâncias do auditado (ISSAI 3000, Apêndice 2).
opinião de especialista independente;
critérios utilizados em auditorias similares ou empregados por outras Entidades de Fiscalização Superior (EFS);
organizações que realizem atividades semelhantes ou tenham programas similares;
bibliografia especializada.
3.7 Elaboração de instrumentos de coleta de dados
Uma vez definida e validada a matriz de planejamento, passa-se à elaboração dos instrumentos de coleta de dados que serão utilizados durante a execução da auditoria. Cada técnica de coleta de dados – entrevista, questionário, grupo focal e observação direta – possui um instrumento próprio, a ser desenhado de forma a garantir a obtenção de informações relevantes e suficientes para responder às questões de auditoria.
Toda a equipe deve envolver-se na elaboração dos instrumentos de coleta de dados, os quais devem ser testados para garantir a sua consistência. A realização
do teste-piloto permite, ainda, conferir as premissas iniciais acerca do funcionamento do objeto auditado e a qualidade e confiabilidade dos dados.
3.8 Teste piloto
4 PROJETO DE AUDITORIA
Ao final da etapa de planejamento, a equipe deve preparar o projeto de auditoria que resume a natureza do trabalho a realizar e os resultados que se pretende alcançar. O projeto deve explicitar a motivação para se investigar determinado problema de auditoria, segundo enfoque específico e com a utilização de certa metodologia.
Portanto, o projeto conterá descrição sucinta do objeto de auditoria, objetivos do trabalho, questões a ser investigadas, procedimentos a ser desenvolvidos e resultados esperados com a realização da auditoria. Farão parte do apêndice: a matriz de planejamento, que resume as informações centrais do projeto de auditoria; o cronograma proposto para a condução dos trabalhos; e a estimativa de custos, inclusive de contratação de especialista, quando for o caso.
5 EXECUÇÃO DA AUDITORIA
5.1 Etapas de execução
A etapa de execução consiste na obtenção de evidências apropriadas e suficientes para respaldar os achados e conclusões da auditoria.
As principais atividades realizadas durante a execução são:
a) desenvolvimento dos trabalhos de campo;
b) análise dos dados coletados;
c) elaboração da matriz de achados;
d) validação da matriz de achados.
Em geral, a coleta e a análise de dados não são atividades estanques. Exceto nas pesquisas, os dados são coletados, interpretados e analisados simultaneamente.
Dependendo da metodologia adotada no projeto de auditoria, pode haver variação significativa na organização dos trabalhos de campo e na estratégia de análise dos dados.
A Intosai relaciona as abordagens mais adequadas para responder a algumasquestões típicas de auditoria operacional (ISSAI 3000/Apêndice 1, 2004), conforme o quadro abaixo:
QUESTÃO DE AUDITORIA | ABORDAGENS |
O programa está alcançando os metas previstas? | Estudo sobre alcance de metas ou resultados |
Como o programa funciona | Estudo sobre processos |
Quais são os efeitos líquidos do programa? | Avaliação de impacto |
Os benefícios do programa excedem os custos? Os objetivos são alcançados ao menosr custo possível? | Estudos de custo-benefício e de custo-efetividade |
As atividadedes e procedimentos adotados estão sendo realizados conforme as melhores práticas? | Estudo de benchmarking |
A qualidade da avaliação realizada é aceitável? | Estudo de meta-avaliação |
Fonte: ISSAI 3000/Apêndice 1.
5.2 Achado de auditoria
Achado é a discrepância entre a situação existente e o critério. Achados são situações verificadas pelo auditor durante o trabalho de campo que serão usadas para responder às questões de auditoria. O achado contém os seguintes atributos: critério (o que deveria ser), condição (o que é), causa (razão do desvio com relação ao critério) e efeito (consequência da situação encontrada). Quando o critério é comparado com a situação existente, surge o achado de auditoria. (ISSAI 3000/4.3, 2004).
Exemplo de achado de auditoria:
Achado: Insuficiência de leitos psiquiátricos na maior parte dos estados brasileiros.
Critério: A quantidade de leitos psiquiátricos estabelecida pela Organização Mundial de Saúde é de 0,43 por mil habitantes.
Condição: O Brasil tem, em média, 0,37 leitos psiquiátricos por mil habitantes.
Causas:
- Distribuição desigual de leitos entre os estados da federação (a região sudeste dispõe de 0,53 leitos por mil habitantes, enquanto na região norte o índice é 0,04).
- Distribuição de leitos não atende a critérios populacionais.
- Ausência de planos municipais e estaduais de saúde mental.
- Controle social incipiente
Efeitos:
- Deficiência de atendimento em locais com baixo índice de leitos
- Migração de pessoas com transtornos mentais entre municípios ou entre estados, dificultando o planejamento da atenção à saúde.
Evidências:
Evidências são informações obtidas durante a auditoria e usadas para fundamentar os achados. O conjunto de achados irá respaldar as conclusões do trabalho.
A equipe deve esforçar-se para obter evidências de diferentes fontes e de diversas
naturezas, porque isso fortalecerá as conclusões (ISSAI/Apêndice 3, 2004).
5.3 Matriz de Achados
As constatações e informações obtidas durante a execução da auditoria,bem como as propostas de conclusões, recomendações e determinações, sãoregistradas na matriz de achados.
Descrição da estrutura da Matriz de Achados:
1 Achados:
1.a) Situação encontrada:
Constatações de maior relevância, identificadas na fase de execução.
1.b) Critério:
Padrão usado para determinar se o objeto auditado atinge, excede ou está aquém do desempenho esperado.
1.c) Evidências e análises:
Resultado da aplicação dos métodos de análise de dados e seu emprego na produção de evidências. De forma succinta, devem ser indicadas as técnicas usadas para tratar as informações coletadas durante a execução e os resultados obtidos.
1.d) Causas:
Podem ser relacionadas à operacionalização ou à concepção do objeto da auditoria, ou estar fora do controle ou da influência do gestor.
A identificação de causas requer evidências e análises robustas.
As deliberações conterão as medidas consideradas necessárias para sanear as causas do desempenho insuficiente.
1.e) Efeitos:
Consequências relacionadas às causas e aos correspondentes achados.
Pode ser uma medida da relevância do achado.
2 Boas práticas:
Ações identificadas que que comprovadamente levam a bom desempenho.
Essas ações poderão subsidiar a proposta de recomendações e deteminações.
3 Recomendações e determinações.
Devem ser elaboradas de forma a tratar a origem dos problemas diagnosticados.
Sugere-se parcimônia na quantidade de deliberações e priorização para solução dos principais problemas.
4 Benefícios esperados.
Melhorias que se esperam alcançar com a implementação das recomendações e determinações.
Os benefícios podem ser quantitativos e qualitativos e quantitativos. Sempre que possível, quantificá-los.
5.4 Relatório de Auditoria Operacional
5.4.1 Relatório
O relatório é o principal produto da auditoria. É o instrumento formal e técnico por intermédio do qual a equipe comunica o objetivo e as questões de auditoria, a metodologia usada, os achados, as conclusões e a proposta de encaminhamento (BRASIL, 2009a).
A Intosai apresenta os padrões internacionais de elaboração de relatórios de auditoria governamental para as Entidades de Fiscalização Superior.
5.4.2 Concepção da Intosai sobre a elaboração do relatório de auditoria como processo contínuo:
À medida que o trabalho progride, o relatório preliminar de auditoria toma forma. Ao longo da auditoria, a análise de dados e informações envolve ponderar argumentos e afirmações, consultar especialistas, fazer comparações e análises. Notas e observações são organizadas de forma estruturada (na matriz de achados) e, à medida que discussões internas e externas progridem, o texto é rascunhado, avaliado e reescrito, detalhes são conferidos e conclusões discutidas.
Com base em textos intermediários de discussão, os principais problemas e conclusões podem ser debatidos, fatos confirmados com os auditados e as propostas desenvolvidas.
Fonte: ISSAI 3000/4.5 e 5.1., 2004.
5.4.3 Apresentação de dados:
Um elemento chave para a qualidade do relatório de auditoria é a análise abrangente dos dados e como ela é apresentada. É importante que as informações sejam bem apresentadas para que os relatórios comuniquem claramente as conclusões, as propostas de deliberação e as análises nas quais se baseiam (NAO, 1996).
5.4.4 Diretriz da Intosai sobre divulgação de relatórios de auditoria:
Relatórios abrangentes e a distribuição ampla de todos os relatórios são chave para a credibilidade da função de auditoria. Se possível, cada auditoria operacional deve ser publicada em um relatório separado.
O texto deve ser dividido em capítulos, e estes, em subtítulos. Seção é o nome genérico de qualquer uma das partes em que se divide o texto de um documento (ABNT, 2003). Os parágrafos do texto devem ser numerados sequencialmente, a partir da introdução, sem desdobramento por número de capítulo. A numeração dos subtítulos é constituída pelo número do capítulo a que pertence, seguido de ponto e do número que lhe foi atribuído na seqüência do assunto (ABNT, 2003).
5.4.5 Estrutura do Relatório de Auditoria
1 Introdução:
1.1 Identificação simplificada do objeto de auditoria;
1.2 Antecedentes;
1.3 Objetivos e escopo da auditoria;
1.4 Critérios;
1.4 Metodologia;
2 Visão geral:
3 Primeiro capítulo principal:
3.1 Subtítulo;
3.1.1 Parágrafo inicial de impacto, com descrião concisa do achado;
3.1.2 Critério;
3.1.3 Análise das evidências;
3.1.4 Causas;
3.1.5 Efeitos e riscos decorrentes da manutenção da situação encontrada;
3.1.6 Boas práticas;
3.1.7 Conclusão;
3.1.8 Propostas;
3.1.9 Benefícios esperados;
4 Anális dos comentários dos gerstores:
5 Conclusão:
6 Proposta de encaminhamento
5.4.6 Introdução
A introdução é a parte inicial do texto e deve conter os elementos necessários para situar o tema da auditoria.
Compõe-se dos seguintes elementos:
a) identificação simplificada do objeto de auditoria. Detalhes são apresentados na visão geral;
b) antecedentes, que contemplam as razões que originaram a auditoria, a decisão que a autorizou e a existência de fiscalizações anteriores no mesmo objeto;
c) objetivos e escopo da auditoria, onde devem ser claramente enunciados os objetivos gerais e específicos e os limites do trabalho, especificando os sistemas ou aspectos que foram auditados, bem como a justificativa de se ter adotado a abordagem descrita;
d) critérios, que deve conter padrões gerais utilizados para emitir opinião sobre o desempenho do objeto de auditoria. Pode incluir o arcabouço conceitual básico, em auditorias mais complexas, bem como a fonte dos padrões de desempenho utilizados. Critérios específicos aplicáveis às questões de auditoria devem ser descritos no capítulo correspondente; e
e) metodologia, que compreende os métodos empregados na coleta e na análise dos dados. A metodologia deve ser exposta resumidamente, registrando-se detalhes em apêndice.
Devem ser mencionadas as limitações impostas ao trabalho associadas à metodologia usada para investigar as questões de auditoria; à confiabilidade ou à dificuldade na obtenção de dados, assim como as limitações relacionadas ao próprio escopo do trabalho, ou seja, as áreas e os aspectos não analisados.
5.4.7 Visão geral:
Na visão geral, descrevem-se as características do objeto de auditoria que são necessárias para a compreensão do relatório, fazendo-se as correlações com os objetivos da auditoria, quando for o caso.
Os textos analíticos resultantes da aplicação das técnicas de diagnóstico são importantes para subsidiar a redação desse capítulo. Alguns dos elementos da visão geral podem ser: objetivos, responsáveis, histórico, beneficiários, principais produtos, relevância, indicadores de desempenho, metas, aspectos orçamentários, processo de tomada de decisão, sistemas de controle.
5.4.8 Capítulos principais:
Os capítulos principais compõem-se do relato articulado e argumentado sobre os achados de auditoria. Os capítulos devem ser apresentados em ordem decrescente de relevância, isto é, inicia-se pelo tema que se revelou mais importante. O mesmo se aplica à apresentação dos achados dentro de cada capítulo, em subtítulos apresentados em ordem decrescente de relevância.
Portanto, nem sempre será mantida a ordem proposta no projeto de auditoria.
Outra forma de organizar o texto é partir dos temas mais gerais para os mais específicos. Essa pode ser a melhor maneira de apresentar assuntos complexos e interligados cuja compreensão seja facilitada a partir da leitura de achados que introduzam o contexto no qual os demais de inserem.
5.4.9 Análise dos comentários dos gestores:
O auditado sempre deve ter oportunidade de examinar o relatório preliminar de auditoria antes que ele seja tornado público (ISSAI 3000/4.5, 2004).
Dessa forma, a unidade técnica deve diligenciar para que os auditados apresentem seus comentários escritos sobre o relatório preliminar, fixando prazocompatível. O relatório preliminar tem todos os elementos do relatório final, exceto o capítulo de análise dos comentários dos gestores. Representa a oportunidade do gestor tomar conhecimento dos achados, conclusões e propostas em seu contexto completo e por escrito (ISSAI 3000/4.5, 2004).
A unidade técnica poderá deixar de incluir a proposta de encaminhamento no relatório preliminar, caso seu conhecimento pelos gestores coloque em risco o alcance dos objetivos da auditoria.
Os gestores devem ser informados sobre o caráter sigiloso do relatório preliminar. A cópia impressa do relatório a ser encaminhada deve conter marca d’água na diagonal de todas suas páginas com a expressão SIGILOSO.
Os comentários oferecidos devem ser analisados em instrução na qual a equipe de auditoria avaliará a necessidade de rever pontos do relatório ou apresentará argumentos para manter posições discordantes dos gestores.
Quando os auditados fornecerem novas informações ao apresentarem seus comentários, a equipe deverá avaliá-las, segundo os padrões aplicáveis às evidências, antes de incorporá-las ao relatório (ISSAI 3000/4.5, 2004). Caso as novas informações e argumentos dos auditados sejam importantes para esclarecer pontos do relatório ou sejam suficientes para alterar o entendimento da equipe, as modificações serão feitas nos capítulos principais do relatório, sem necessidade de mencioná-las no capítulo de análise dos comentários dos gestores. Nesse caso, deve constar da análise a informação de que foram feitas alterações no relatório em razão dos comentários dos gestores.
5.4.10 Conclusão:
Esse capítulo deve trazer as respostas às questões de auditoria. As conclusões devem responder aos objetivos da auditoria, basear-se na racionalidade e em critérios específicos da auditoria (ISSAI 3000/4.5,2004). As conclusões do relatório são afirmações da equipe, deduzidas dos achados. Devem destacar os pontos mais importantes da auditoria e as principais propostas de deliberações (ISSAI 3000/4.3, 2004).
Conclusões são afirmações sintéticas e, como tal, inevitavelmente omitem ou simplificam algumas das informações registradas no corpo do relatório (NAO, 200-).
A conclusão deve destacar de forma equilibrada os pontos fortes do objeto de auditoria, as principais oportunidades de melhoria de desempenho e os possíveis benefícios esperados quantificando-os, sempre que possível, em termos de economia de recursos ou de outra natureza de melhoria. Devem ser relatadas as dificuldades enfrentadas pelos gestores e destacadas as iniciativas positivas por eles empreendidas no sentido de superar as dificuldades.
5.4.11 Proposta de encaminhamento
Caso sejam propostas deliberações, elas devem ter correspondência clara com os achados e devem ser baseadas nas causas desses achados (ISSAI 3000/5.2, 2004). As propostas de encaminhamento são recomendações e determinações que a equipe de auditoria demonstra serem necessárias e que contribuirão para sanar alguma deficiência identificada pela auditoria.
6 MONITORAMENTO
Monitoramento é a verificação do cumprimento das deliberações do TCU e dos resultados delas advindos, com o objetivo de verificar as providências adotadas e aferir seus efeitos.
O principal objetivo do monitoramento é aumentar a probabilidade de resolução dos problemas identificados durante a auditoria, seja pela implementação das deliberações ou pela adoção de outras medidas de iniciativa do gestor. A expectativa de controle criada pela realização sistemática de monitoramentos contribui para aumentar a efetividade da auditoria.
Fonte:
Tribunal de Contas da União
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